Evolución organizacional ¿Cómo arrancamos?

Muchas organizaciones están en un camino de evolución organizacional, embarcándose en la agilidad  como principal alternativa. A veces es por iniciativa propia y en muchos casos con escepticismo, pero con la presión de la industria y de sus competidores que comienzan a generar ruido con la agilidad.

Este afán de comenzar a transformarse muchas veces cae como una patada en la cara para quienes tienen que llevar esa transformación adelante, generando múltiples interrogantes para comenzar, ¿debería usar un framework?, de ser así ¿cuál usar?, ¿Cuánto va a tardar?, etc.

En ocasiones, este afán de comenzar a generar resultados lleva a los líderes de estas iniciativas de cambio a tomar acciones sin preguntarse antes el para qué de ese cambio, sin entender cuál es el driver de la toma de decisiones o el objetivo qué queremos lograr por medio de esto.

Pensando un poco en eso, el rol de quienes acompañamos estas evoluciones organizacionales va mucho más allá de ofrecer el framework mejor posicionado en el mercado o el empaquetado de una solución para transformar en unos meses a la organización.

Antes de comenzar a tener la discusión que viene tomando mucha fuerza hoy por hoy, de si uso LeSS, SAFe, o si mejor comenzamos con Scrum-of-Scrums o DAD, tenemos la responsabilidad de comenzar a generar preguntas a los líderes de ese cambio, pensando en el objetivo de la organización. Para así tomar las decisiones que beneficien el sistema completo, independientemente del framework que usemos.

En ese sentido y pensando en que para entender cómo la agilidad ayuda a esos objetivos es importante poner una base común de lo que entendemos con agilidad. Una definición con la que resueno mucho es “La agilidad es la capacidad de adaptabilidad de una organización”. Martín Alaimo

De esta manera el objetivo de un Agile Coach es ayudar a las organizaciones a descubrir cómo ser más efectivas, en términos de qué tan rápido pueden identificar y responder a las necesidades de sus clientes para cambiar de dirección y esto poco tiene que ver con aplicar un framework.

Los frameworks pueden resultar atractivos, pues resulta atemorizante no contar con una respuesta clara que me diga cómo pasar de un punto A a un punto B. Y es que será común que una organización desee la magia de la agilidad de la que se escucha en todos lados, pero sin pagar el costo que esto implica al desafiar la estructura misma de la organización.

Así que empiezan enviando un puñado de gerentes de proyecto para la certificación de Scrum Master, y tal vez a algunos analistas de negocios para la capacitación de Product Owner, y alguna que otra capacitación para los desarrolladores (en el mejor de los casos) y contratamos al gurú en el framework del momento. Aquí nos encontramos con una dura realidad en la cual las iniciativas ágiles fracasan, pues la evolución es un proceso continuo en el tiempo, que además no es lineal, que va y viene, tiene idas y vueltas. Tiene retroalimentación del entorno y se adapta constantemente.

Ilustración de @julibetancur

Además de esto, una evolución sostenible requiere un cambio fundamental en la cultura de la organización, un cambio en los paradigmas de cómo percibimos el mundo y cómo interactuamos con él, un cambio genuino en sus líderes.

Por supuesto no es mi intención generar un panorama desalentador, o hacer las veces de detractor del uso de una u otra herramienta, si no más bien establecer el contexto para hablar de algunos aprendizajes que he venido charlando, tanto con colegas como clientes, acerca de ese impulso y de las decisiones iniciales que son clave en el futuro éxito o fracaso de la evolución organizacional . Algunas de ellas son:

Entender la organización como un sistema y encontrar el/los objetivos de optimización

Como mencionaba más arriba, antes escoger uno u otro framework es importante pensar en la organización como un todo, en el cual algunas decisiones -aunque bien respaldadas por un framework probado en determinado contexto- podrían jugar en contra del objetivo organizacional convirtiéndose en optimizaciones locales. De esta manera al tener un objetivo claro, cada decisión más allá de hacerse porque “El gurú” en “El framework” lo dice, se tomará pensando en beneficiar el sistema completo.

Enamorarse de la agilidad, no de los frameworks

Para este punto seguramente ya estoy sonando demasiado reiterativo, pero me gusta hacer hincapié en que ningún framework o herramienta es una bala de plata que funcione en todos los contextos y más bien el foco debe estar en la toma conciente de decisiones.

Paciencia y tenacidad

Cambiar la cultura de una organización no es algo que suceda de la noche a la mañana. La evolución organizacional requiere tiempo, paciencia y tenacidad. Cambiar una empresa de cientas o miles de personas tomará varios años.

De la misma manera que comenzar un cambio en los hábitos de la vida diaria, como comenzar a entrenar para correr una maratón, implica ir de menos a más, aprender del propio ritmo y los límites para exigirse. Los músculos y los pulmones deben evolucionar  y adaptarse constantemente en un proceso que seguramente será doloroso y posiblemente nos hará querer renunciar, pues va en contra de la inercia de nuestro propio cuerpo. De la misma manera, una evolución organizacional no será fácil y desafiara nuestros límites como agente de cambio.

Encontrar aliados

Siempre hay personas por ahí en las organizaciones con ganas y entusiasmo por la agilidad que con frecuencia pasan desapercibidas. Es importante mantener los ojos abiertos pues estos early adopters (poniéndome un poco friky con las analogías) “son la chispa que encenderá la llama” del cambio y la mantendrá viva.

Personas dedicadas

Este sin duda suele ser uno de los puntos más débiles que me he encontrado en distintas organizaciones, así como la evolución no sucede de la noche a la mañana tampoco sucederá por sí misma. Será fundamental un equipo dedicado el 100% de su tiempo a esto.

Pensando ampliamente en el sistema completo, esta es una pequeña inversión y sin embargo es sorprendente lo difícil que puede ser conseguir esta asignación de personas y fondos en una organización. Vale la pena tomarse el tiempo para asegurarse de que este compromiso esté en su lugar antes de comenzar.

Sponsors con influencia

Al pensar en la organización como un sistema que será impactado en su estructura actual, es importante entender que muchos de esos cambios no serán posibles si no hay alguien con poder de decisión que respalde de cerca la evolución.

Sin el apoyo de estos altos ejecutivos, cualquier intento por cambiar la estructura de la organización se va a estrellar contra una pared.

Mensaje adecuado para la audiencia adecuada

El lenguaje es poderoso pues construye la realidad, y de la misma manera en diferentes entornos dentro de una organización tendremos que adaptar el mensaje dependiendo de la audiencia: no es lo mismo hablar con un financiero que con alguien de talento humano, si bien podemos pensar en la organización como un todo, diferentes actores dentro del sistema tienen interpretaciones distintas de la realidad.

Conocimiento

Si bien mencionaba anteriormente es importante tomar decisiones conscientes pensando en el sistema completo, también es necesario contar con un conjunto de conocimiento y habilidades inicialmente en el equipo base como pensamiento sistémico, teoría de la complejidad y por supuesto agilidad.

En este aspecto será importante contar con ayuda de personas que se hayan enfrentado antes a algún proceso similar y tenga suficientes aprendizajes que ayuden a transitar el largo camino de la evolución, personas comprometidas dispuestas a co-crear la evolución con mente abierta pensando siempre en el objetivo de la organización.

Las 3 P

Práctica… Práctica… Práctica

“El que aprende y aprende y no practica lo que aprende, es como el que ara y ara y nunca siembra.” Platón

Emprender el camino ágil implica replantearse en lo más profundo del ser tanto en la organización como en lo personal  y romper esos paradigmas que tenemos establecidos no será algo fácil, es necesario buscar espacios para practicar y entender el porqué de una u otra herramienta.

Para finalizar…

Este artículo esta escrito principalmente para esos líderes y agentes de cambio que están por comenzar un proceso de evolución organizacional con algunas cosas que me he encontrado por el camino como grandes aprendizajes. Y si ya estás en ese camino, espero te haya servido para validar algunas hipótesis, generar nuevas ideas o descubrir lagunas en el camino que estás llevando.

Al final, una evolución hacia la agilidad no tiene sentido en sí misma, la agilidad es un medio para un fin. Y el primer paso es tener claro cuál es ese fin.

 

Referencias:

 

 

 

En busca del anhelado ritmo sostenible!

Me he preguntado por un largo tiempo si acaso la agilidad es más que mi trabajo, más que un cúmulo de ideas, principios, valores y herramientas que ayudan a aumentar números y estadísticas en una organización, o acaso es parte de ese pedernal que impulsa mi vida y me apasiona al saber que estoy generando lazos e impactando en personas, equipos, organizaciones y ellas a mí.

Cuando comencé con este blog tenía un norte claro, compartir conocimiento y experiencias. Pero poco a poco las ganas de escribir se fueron diezmando con el día a día que suele consumir a los soñadores. Ahora de a poco voy re descubriendo mi propia cruzada tomando este espacio como catarsis y haciendo retrospectiva cada tanto sobre la manera de renovar pasiones ante los muchos obstáculos que aparecen cada día al intentar transformar el mundo!!

Dejando un poco de lado la motivación que me trajo hasta aquí y claro hablando de esos obstáculos que me he encontrado en mi paso por distintos contextos que están adoptando la agilidad me he decidido a escribir sobre el ritmo sostenible en los equipos de trabajo colaborativo, que si bien muchas organizaciones parecen conscientes de su importancia, el status quo sigue siendo “trasnochar”, “el crunch”, “dar el 110%”, etc…y parece ser algo normal.

Las marchas de la muerte (metáfora que se refiere a una fecha inalcanzable con todo el equipo sufriendo) son un problema que aqueja a las industrias creativas desde tiempos inmemoriales.

Acercándome un poco más a una industria conocida para mí, los desarrolladores de videojuegos se enfrentan en su día a día a marchas de la muerte, que aumentan entre más avanzado esté el proyecto como una bola de nieve lo que lleva al agotamiento y al éxodo de la industria, justificado en gran medida con frases que seguramente suenen muy conocidas como:

“No estés en la industria del videojuego si no puedes amar las 80 horas de trabajo por semana, estás tomando el trabajo de alguien que realmente lo valoraría” y “Si no cumplimos el deadline nos cancelan el proyecto, ustedes verán”

Respecto al ritmo sostenible Rami Ismail resume que Los equipos deben encontrar un ritmo sostenible que puedan trabajar a largo plazo. Esto significa trabajar cerca de 40 horas por semana la mayor parte del tiempo con períodos de crisis que no duren demasiado.

Pero ¿cuánto puede durar ese periodo de “crisis” antes de convertirse en una marcha de la muerte que condena al fracaso el proyecto? Hay estudios que muestran la efectividad real de la crisis.

En medio de vagos recuerdos de un proyecto incendiado de esos que ni Uncle Bob puede apagar, buscando una estrategia que nos llevara a cumplir la fecha de entrega para el publisher “pedimos” al equipo que trabajará 6 días a la semana con una intensidad de 10 horas diarias, lo que nos llevó a un resultado similar a esto:

marchas-de-la-muerteLa primera semana fue una semana normal de ~40 horas. Las semanas 2 a 4 fueron las semanas de 60 horas (aumentando entre más cerca el deadline). Lo primero que notamos es que el tiempo extra en la semana 2 provocó que la velocidad aumentara de manera notable. ¡Más “cosas” se estaban haciendo! (¿Pero a qué costo?) Sin embargo, la velocidad disminuyó muy por debajo de la velocidad normal luego de eso, con tendencia a ser cada vez menos productivos.

¿Cómo es esto posible? Es sencillo, la gente se cansa, comete más errores y pierde el incentivo para crear valor. Como alguna vez charlamos con un viejo amigo:

“Un programador en un deadline a las dos de la mañana es como un borracho bailando, en ese momento cree estar en su estado de flow y ser el mejor bailarín, pero a la mañana siguiente cuando ve los videos lo mejor que puede hacer es borrarlos”, mejor conocido como el efecto código de borracho.

Ahora, claro que existe ese estado de “Flow”. Muchas veces vi equipos trabajando hasta la madrugada en un juego por el que se apasionaban mucho y llegaron a esa zona altamente productiva. Nunca duró más de un par de semanas y con un buen descanso luego de eso.

El error que los líderes suelen cometer es pensar que el efecto es también la causa. Pensar que obligar una persona a trabajar 80 horas a la semana los pondrá en estado de “Flow ”. Eso es como obligar a alguien a sonreír para que sea feliz. No funcionará.

Los límites del equipo necesitan ser entendidos. Una autopista llena al 100% de capacidad es un estacionamiento. Trabajar más horas para pretender ir más rápido es como intentar apagar un incendio con un vaso de agua (sin hablar de la deuda técnica que hará ir aún más lento en el futuro), consiguiendo que los proyectos se estanquen en esa marcha de la muerte interminable en la cual entre más horas trabajamos, más lento parecemos ir.

Y aquí es donde juega un papel importante el agente de cambio ágil, pues es necesario enfrentarse a los problemas con coraje… Si la marea sube, el barco también sube. Pues se necesita mucho coraje para comenzar un proyecto con ritmo sostenible y calidad técnica.

Existen maneras de  evitar las marchas de la muerte y fomentar el ritmo sostenible, como limitar el wip o el slack time. Sin embargo algo de lo cual he obtenido mucho valor es sobre la creación de evidencia empírica sobre qué funciona y qué no.

Esta es la razón por la cual no hay una “regla” específica que defina cómo debe hacerse algo, “no hay un solo ritmo, sino varios y es bueno hacerse siempre la pregunta de cuál es el ritmo adecuado para cada cosa” Thomas Wallet.

Al final del día todo depende de las situaciones, interacciones y contextos que definen la realidad de cada equipo. La única manera de descubrir cuál es su propio ritmo sostenible es lanzándose al ruedo y averiguarlo!!

Pues ¿Qué más es la agilidad sino una expresión del método científico?

Técnica de retrospectiva: “El llamado de la fuerza.”

Ha pasado un largo tiempo desde que decidí crear un lugar para poder plasmar todas esas ideas, experiencias, aciertos y fallos que me iba encontrando en la difícil senda Jedi del agilismo.

Por aquel entonces tenía la mente tan abarrotada de ideas que me dispuse a poner toda idea que tuviese para escribir en un tablero de Trello. De a poco el tablero se fue llenando de diversas y cromáticas ideas de todo tipo, hasta el inevitable punto de estar abarrotado de ideas jamás realizadas, por lo cual me dispuse a priorizar algunas de ellas y darme a la tarea de comenzar a escribir un poco y ya que por estos días viene en auge la pasión por Star Wars, y sin ánimo de escribir de más decidí pulir una técnica de retrospectiva que ha sido tomada de distintas fuentes tomando un poco de aquí y de allá a la cual he titulado “El llamado de la fuerza”…

Materiales:

  • Post-its
  • Marcadores
  • Un tablero en blanco
  • Sentir la fuerza

Antes de comenzar la sesión escribe algunas frases representativas de las películas de star wars en distintos puntos del tablero, para asegurarte de que se puedan poner post-its alrededor de las frases.

Si quieres darle un poco de motivación a la dinámica, seria ideal tener la canción principal de la película (aquí la dejo https://www.youtube.com/watch?v=HcZ9kQ1h-ZY) mientras las personas entran al cuarto y te ven con una túnica de obi-wan (claro todo esto si son tan frikis como yo)

Dinámica de Apertura:

Para la dinámica de apertura todos deben tomar un post-it y un marcador luego se les pide que piensen en Luke Skywalwer y Obi-Wan, para que escriban el nombre de un compañero que se asemeje a cada personaje

Luke Skywalker: persona  del equipo, quien le trae equilibrio a la fuerza.

Obi-Wan: quien más se esfuerza por transmitir conocimiento y ayudar al crecimiento de los demás, un maestro.

De manera secreta votar por esas dos personas y al final entregar un regalo a ambos (algo representativo como chocolates o una figura de Star Wars jeje)

Recolección de datos:

Una vez terminada la dinámica de apertura todos deben tomarse de 5 a 10 minutos para leer las frases en el tablero y escribir en post-its situaciones durante el sprint que hagan analogía a la frase, algunos ejemplos pueden ser:

  • Obi-Wan: “Esa no es la luna, es una estación espacial.” Han: “Es demasiado grande para ser una estación espacial.” Luke: “Tengo un mal presentimiento sobre esto.”
  • “El miedo es el camino hacia el Lado Oscuro, el miedo lleva a la ira, la ira lleva al odio, el odio lleva al sufrimiento. Veo mucho miedo en ti” -Yoda a Anakin en el Consejo Jedi
  • “Es una trampa”  Almirante Ackbar
  • “La capacidad de hablar no te hace inteligente” -Qui-Gon Jinn a Jar Jar Binks
  • “Sólo un Sith es tan extremista” -Obi-Wan a Anakin en el preludio de la pelea final
  • “Ahórrese los cumplidos. Estoy aquí para ponerle presión: El emperador está molesto por su aparente falta de progreso.” -Darth Vader
  • “Déjale ganar, no conviene molestar a un wookiee” –Han Solo

Dinámica de análisis:

Luego de tener todos los post-its con las distintas frases el facilitador las va leyendo en voz alta y  escribimos en un pizarrón esas cosas que nos llevan a traerle equilibrio  la fuerza y aquellas estrellas de la muerte que amenazan con llevarnos al lado oscuro, para intentar encontrar equilibrio en la interminable búsqueda de la mejora continua.

Nota: Como experiencia personal siempre es grato recordar que la retrospectiva es el espacio en el cual estamos en busca de la mejora continua y es importante innovar cada vez y buscar espacios llenos de creatividad para resaltar los aciertos que tenemos y mejorar aquellas cosas en las que fallamos, siempre tener presente inspeccionar y adaptar nuestro eterno camino de aprendizaje…

…Y que la fuerza los acompañe!

 

 

Otro blog de agilismo mas

Hace un buen tiempo que me vienen rondando preocupaciones de menos a más, convergiendo en diversos temas ágiles que me llevan de una manera u otra  a retrospectivas y altos en el camino para replantear muchas ideas que en principio daba por ciertas o irrelevantes como para tomar acciones sobre ellas, y es que entre más tiempo me pongo en el papel de orquestador como scrum master, encuentro diversos temas que me quitan el sueño y de una u otra manera afectan a las personas y por ende a los diversos proyectos, ya sea por ausencia de muchos elementos o mal entendimiento de otros.

Es bien sabido tanto en la comunidad como en la industria, que a pesar de que la agilidad lleva muchos años tomando cada vez más fuerza (Y últimamente más allá de la industria del software), aun somos una minoría y estamos en proceso de auto descubrimiento tanto en cuales son las mejores prácticas y cómo llevarlas a cabo como en la filosofía misma de lo que representa la agilidad.

Si bien es cierto existe gran cantidad de información y libros por montones en todos los ámbitos del desarrollo de software ágil,  y como alguna vez escuche decir a alguno de esos senseis ágiles decir (a su manera) “ puedes aprender todo scrum en 15 minutos, pero podrías tardar toda la vida en aplicarlo y estar feliz del resultado”

Yo por mi parte sin duda alguna me he devorado cuanto libro pasa por mi camino,  he intentado aprender de la comunidad (la cual me parece la mejor manera de aprender la filosofía ágil) y he tenido la fortuna de conocer grandes Senseis como Pablo Tortorella, Yamit Cardenas, Andres Herrera, Luis Mulato, Alvaro Triana, entre muchos otros más que me han dado lecciones muy importantes (muchas de ellas en conversaciones casuales con una cerveza en la mano, que para mi son las más valiosas ) y sin embargo en ese proceso de aprendizaje continuo aun no encuentro respuesta a muchos de los interrogantes y preocupaciones como ya lo mencione, algunas porque aun para muchos de aquellos senseis mencionados aun son terreno de experimentación o por que simplemente la experiencia se gana con las heridas de guerra.
Por todo esto casi como una epifanía he llegado a sentir la necesidad de combinar dos de mis grandes pasiones, al escribir una serie de post donde pueda  expresar todo aquello que he experimentado en ese proceso de descubrimiento interminable y de aquellas cosas que aún son terreno inexplorado para mi y que me quitan el sueño, esperando siempre obtener feedback y brindar un punto de vista para aquellos que quieran abordar la agilidad más allá de lo que está en los libros de texto.