Evolución organizacional ¿Cómo arrancamos?

Muchas organizaciones están en un camino de evolución organizacional, embarcándose en la agilidad  como principal alternativa. A veces es por iniciativa propia y en muchos casos con escepticismo, pero con la presión de la industria y de sus competidores que comienzan a generar ruido con la agilidad.

Este afán de comenzar a transformarse muchas veces cae como una patada en la cara para quienes tienen que llevar esa transformación adelante, generando múltiples interrogantes para comenzar, ¿debería usar un framework?, de ser así ¿cuál usar?, ¿Cuánto va a tardar?, etc.

En ocasiones, este afán de comenzar a generar resultados lleva a los líderes de estas iniciativas de cambio a tomar acciones sin preguntarse antes el para qué de ese cambio, sin entender cuál es el driver de la toma de decisiones o el objetivo qué queremos lograr por medio de esto.

Pensando un poco en eso, el rol de quienes acompañamos estas evoluciones organizacionales va mucho más allá de ofrecer el framework mejor posicionado en el mercado o el empaquetado de una solución para transformar en unos meses a la organización.

Antes de comenzar a tener la discusión que viene tomando mucha fuerza hoy por hoy, de si uso LeSS, SAFe, o si mejor comenzamos con Scrum-of-Scrums o DAD, tenemos la responsabilidad de comenzar a generar preguntas a los líderes de ese cambio, pensando en el objetivo de la organización. Para así tomar las decisiones que beneficien el sistema completo, independientemente del framework que usemos.

En ese sentido y pensando en que para entender cómo la agilidad ayuda a esos objetivos es importante poner una base común de lo que entendemos con agilidad. Una definición con la que resueno mucho es “La agilidad es la capacidad de adaptabilidad de una organización”. Martín Alaimo

De esta manera el objetivo de un Agile Coach es ayudar a las organizaciones a descubrir cómo ser más efectivas, en términos de qué tan rápido pueden identificar y responder a las necesidades de sus clientes para cambiar de dirección y esto poco tiene que ver con aplicar un framework.

Los frameworks pueden resultar atractivos, pues resulta atemorizante no contar con una respuesta clara que me diga cómo pasar de un punto A a un punto B. Y es que será común que una organización desee la magia de la agilidad de la que se escucha en todos lados, pero sin pagar el costo que esto implica al desafiar la estructura misma de la organización.

Así que empiezan enviando un puñado de gerentes de proyecto para la certificación de Scrum Master, y tal vez a algunos analistas de negocios para la capacitación de Product Owner, y alguna que otra capacitación para los desarrolladores (en el mejor de los casos) y contratamos al gurú en el framework del momento. Aquí nos encontramos con una dura realidad en la cual las iniciativas ágiles fracasan, pues la evolución es un proceso continuo en el tiempo, que además no es lineal, que va y viene, tiene idas y vueltas. Tiene retroalimentación del entorno y se adapta constantemente.

Ilustración de @julibetancur

Además de esto, una evolución sostenible requiere un cambio fundamental en la cultura de la organización, un cambio en los paradigmas de cómo percibimos el mundo y cómo interactuamos con él, un cambio genuino en sus líderes.

Por supuesto no es mi intención generar un panorama desalentador, o hacer las veces de detractor del uso de una u otra herramienta, si no más bien establecer el contexto para hablar de algunos aprendizajes que he venido charlando, tanto con colegas como clientes, acerca de ese impulso y de las decisiones iniciales que son clave en el futuro éxito o fracaso de la evolución organizacional . Algunas de ellas son:

Entender la organización como un sistema y encontrar el/los objetivos de optimización

Como mencionaba más arriba, antes escoger uno u otro framework es importante pensar en la organización como un todo, en el cual algunas decisiones -aunque bien respaldadas por un framework probado en determinado contexto- podrían jugar en contra del objetivo organizacional convirtiéndose en optimizaciones locales. De esta manera al tener un objetivo claro, cada decisión más allá de hacerse porque “El gurú” en “El framework” lo dice, se tomará pensando en beneficiar el sistema completo.

Enamorarse de la agilidad, no de los frameworks

Para este punto seguramente ya estoy sonando demasiado reiterativo, pero me gusta hacer hincapié en que ningún framework o herramienta es una bala de plata que funcione en todos los contextos y más bien el foco debe estar en la toma conciente de decisiones.

Paciencia y tenacidad

Cambiar la cultura de una organización no es algo que suceda de la noche a la mañana. La evolución organizacional requiere tiempo, paciencia y tenacidad. Cambiar una empresa de cientas o miles de personas tomará varios años.

De la misma manera que comenzar un cambio en los hábitos de la vida diaria, como comenzar a entrenar para correr una maratón, implica ir de menos a más, aprender del propio ritmo y los límites para exigirse. Los músculos y los pulmones deben evolucionar  y adaptarse constantemente en un proceso que seguramente será doloroso y posiblemente nos hará querer renunciar, pues va en contra de la inercia de nuestro propio cuerpo. De la misma manera, una evolución organizacional no será fácil y desafiara nuestros límites como agente de cambio.

Encontrar aliados

Siempre hay personas por ahí en las organizaciones con ganas y entusiasmo por la agilidad que con frecuencia pasan desapercibidas. Es importante mantener los ojos abiertos pues estos early adopters (poniéndome un poco friky con las analogías) “son la chispa que encenderá la llama” del cambio y la mantendrá viva.

Personas dedicadas

Este sin duda suele ser uno de los puntos más débiles que me he encontrado en distintas organizaciones, así como la evolución no sucede de la noche a la mañana tampoco sucederá por sí misma. Será fundamental un equipo dedicado el 100% de su tiempo a esto.

Pensando ampliamente en el sistema completo, esta es una pequeña inversión y sin embargo es sorprendente lo difícil que puede ser conseguir esta asignación de personas y fondos en una organización. Vale la pena tomarse el tiempo para asegurarse de que este compromiso esté en su lugar antes de comenzar.

Sponsors con influencia

Al pensar en la organización como un sistema que será impactado en su estructura actual, es importante entender que muchos de esos cambios no serán posibles si no hay alguien con poder de decisión que respalde de cerca la evolución.

Sin el apoyo de estos altos ejecutivos, cualquier intento por cambiar la estructura de la organización se va a estrellar contra una pared.

Mensaje adecuado para la audiencia adecuada

El lenguaje es poderoso pues construye la realidad, y de la misma manera en diferentes entornos dentro de una organización tendremos que adaptar el mensaje dependiendo de la audiencia: no es lo mismo hablar con un financiero que con alguien de talento humano, si bien podemos pensar en la organización como un todo, diferentes actores dentro del sistema tienen interpretaciones distintas de la realidad.

Conocimiento

Si bien mencionaba anteriormente es importante tomar decisiones conscientes pensando en el sistema completo, también es necesario contar con un conjunto de conocimiento y habilidades inicialmente en el equipo base como pensamiento sistémico, teoría de la complejidad y por supuesto agilidad.

En este aspecto será importante contar con ayuda de personas que se hayan enfrentado antes a algún proceso similar y tenga suficientes aprendizajes que ayuden a transitar el largo camino de la evolución, personas comprometidas dispuestas a co-crear la evolución con mente abierta pensando siempre en el objetivo de la organización.

Las 3 P

Práctica… Práctica… Práctica

“El que aprende y aprende y no practica lo que aprende, es como el que ara y ara y nunca siembra.” Platón

Emprender el camino ágil implica replantearse en lo más profundo del ser tanto en la organización como en lo personal  y romper esos paradigmas que tenemos establecidos no será algo fácil, es necesario buscar espacios para practicar y entender el porqué de una u otra herramienta.

Para finalizar…

Este artículo esta escrito principalmente para esos líderes y agentes de cambio que están por comenzar un proceso de evolución organizacional con algunas cosas que me he encontrado por el camino como grandes aprendizajes. Y si ya estás en ese camino, espero te haya servido para validar algunas hipótesis, generar nuevas ideas o descubrir lagunas en el camino que estás llevando.

Al final, una evolución hacia la agilidad no tiene sentido en sí misma, la agilidad es un medio para un fin. Y el primer paso es tener claro cuál es ese fin.

 

Referencias: